はじめに
日本ではあまり一般的ではないですが、海外就職においては在籍証明書の提出を求められることがあります。
要するに前職でやっていたことを証明してもらうための書類ですね。
直近の1社だけであれば、そこまで大変じゃないかもしれないですが
ワークパーミット（WP）の要件で5年以上の特定分野での職歴を証明する必要があるパターンもあります。
私の場合、その条件を満たすために3社から在籍証明書を取り寄せました。
数年前に辞めた会社に連絡を取らないといけないため、正直気が進まなかったですが、
事前に準備をすることでスムーズに取り寄せることができました。
この時の経験をシェアしたいと思います。
心構えについて
まずは、メンタルブロックを取り除いておきましょう。
他人にどう思われようがなんとも思わないメンタル強者は、読み飛ばしてもらって大丈夫です。
辞めた会社に連絡して、しかも在籍証明書を発行してもらうというのは誰でもやりたくないですよね。職場の人間関係が嫌でやめた場合などは特に。
ですが、安心してください。あなたが直接以前の上司と話して交渉する必要はありません。
対応してくれるのは、総務部または人事部の一般社員です。
1点だけ注意すべきことは、会社が在籍証明書を発行することは義務ではないということです。
（厳密には、直近の1社だけは在籍証明書の発行依頼を受諾する義務があります。
それ以前の会社は原則ないらしいです。)
あくまでもこちらが依頼する立場なので、なるべく彼らの負担にならないように依頼するとスムーズに対応してもらえると思います。
本題に入る前に
私が経験した3社のケースだと在籍証明書のフォーマットを持っている会社と持っていない会社がありました。
中には在籍証明書を発行した事例がないという会社もありました。
なので、こちらで事前に在籍証明書を作成しておきましょう。
日本語版と英語版どちらも作成しておくことをオススメします。
少し手間ですが、会社のフォーマットだと私たちが記載してほしい情報が記載されない可能性があります。そうなるとまた手戻りが発生して、対応にとても時間がかかることになります。
最悪、発行してもらえなくなったら目も当てられません。
事前に準備すべきこと
必須情報の確認
まずは、オファーをもらった企業もしくは人材紹介会社などに在籍証明書に記載が必要な内容を聞きましょう。意外と忘れがちなのがパスポート番号です。
自分好みのフォーマットを探す
インターネットで自分が好きなフォーマットを探しましょう。
英語版のフォーマットは、「Certificate of Employment」と検索するといっぱい出てきます。
確認した情報が漏れなく明記できるフォーマットなら何でもOKです。
いい感じのフォーマットを見つけて、自分で少し編集するのが現実的かなと思います。
下記は参考例です。こちらを参考にして自分で作成しても、もちろんOKです。
日本語で記載がある部分は、ご自身の情報に合わせて変更してくださいね。
注意
直筆サインと会社印をもらえるスペースがあるフォーマットがオススメです。
日本と違い海外はサイン文化です。
ベトナムもサイン文化なので、契約書などの書類は基本的に直筆サインです。
在籍証明書を作成する
在籍証明書が必要があるみなさんは、すでに海外の企業からオファーをもらっている状態のはずです。基本的には、就職活動時に使ったResumeやCVの内容をコピペして作るだけでいいです。
冒頭でも説明しましたが日本語版と英語版の2種類作成しておくことをオススメします。
できれば英語版の在籍証明書を取得することが望ましいですが、会社によってどうしても対応できないと言われてしまうケースもあるかと思うので、その場合に備えておきましょう。
作成した在籍証明書をレビューしてもらう
もし自分が作成したものに不安があるならオファーをもらった企業もしくは人材紹介会社にレビューをしてもらうのもいいかもしれません。
別に正解はないので、必要情報が正確に記載されているかどうかだけを気にするようにしてください。
在籍証明書発行の依頼方法
さて、これで事前の準備はバッチリできたので後は、実際に依頼するだけです。
私の実体験をもとに流れについて解説しますので不安な方は、
事前にシミュレーションをしておくとよいでしょう。
本社の代表番号に電話をかける
何も考えずに本社の代表番号に電話をかけましょう。受付の方、もしくは、若手の社員が電話に出てくれますので以下のように伝えましょう。
「以前、御社で勤務していた○○と申します。在籍証明書の発行をお願いしたいのでご担当者様にお取次ぎ頂けますでしょうか。」
※もし、電話に出てくれた社員が困っていたら、人事部か総務部の方に取り次いでもらえばOKです。
担当者に在籍証明書の発行を依頼
担当者に電話をかわってもらったら、海外で就職するにあたって在籍証明書の発行を依頼したい旨を再度伝えましょう。
フォーマットがないとか、対応したことがないとかで少し渋られた場合は下記のように依頼してください。
「こちらで内容を記載したものを送るので、内容に問題がなければ、サインとハンコを押してくれるだけで大丈夫です。」
よほどのことがない限り、これで対応してくれるはずです。
担当者に作成した在籍証明書をメールで送付
無事に引き受けてもらえることになれば、あとは基本メールでやりとりするだけとなります。
担当者のメールアドレスを聞いて、在籍証明書をメールで送付しましょう。
その際に、改めて対応してほしいことをメールに記載するとよいです。
担当者とメールでやりとり
あとは、対応してくれるのを待つだけですが、ハンコをもらった原本を郵送してもらう必要があります。
郵送してもらう前に最終確認でスキャンしてデータを送ってもらい確認するとよいです。
最終チェックをして問題がなければ原本を送ってもらいましょう。
さいごに
いかがだったでしょうか。
この記事を読んで自分でもできそうだなと思ってもらえたらとても嬉しいです。
もし、複数社に対して依頼しなければならない状況の場合は、
なるべく1日で電話だけかけてしまうことをオススメします。
対応してもらえることが確定した後は、都合のいいタイミングでしかもメールで
やり取りするだけなので心理的なハードルはかなり下がることでしょう。
それでは、また次回。
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